Nhật Bản

Ở Nhật Bản, một danh thiếp (meishi) được coi là bộ mặt của người khác. Luôn trao và nhận danh thiếp bằng cả hai tay, không che chữ, và đừng cất ngay danh thiếp đã nhận vào túi; thay vào đó, hãy đặt nó lên bàn như một dấu hiệu của sự tôn trọng. Ghi chú lên danh thiếp hoặc xử lý nó một cách bất cẩn bị coi là rất thô lỗ. Hãy xử lý danh thiếp cẩn thận cho đến khi cuộc họp kết thúc.

Lời chào cơ bản nhất ở Nhật Bản là cúi chào (ojigi). Trong các tình huống kinh doanh, chủ yếu sử dụng kiểu cúi chào 'kính trọng' khoảng 45 độ. Bắt tay ngày càng phổ biến, nhưng an toàn hơn là cúi chào trừ khi người khác chủ động bắt tay. Khi gặp lần đầu, tự nhiên là cúi chào nhẹ và chào hỏi sau khi trao đổi danh thiếp. Khi cúi chào, lịch sự là tránh giao tiếp bằng mắt và hơi liếc đi.

Trang phục công sở Nhật Bản thường là bảo thủ và trang trọng, tương tự như Hàn Quốc. Nam giới ưa chuộng veston tối màu và cà vạt, trong khi phụ nữ chọn tailleur hoặc váy áo gọn gàng. Rất quan trọng để tạo ấn tượng sạch sẽ và lịch sự trong các cuộc họp chính thức hoặc lần gặp đầu tiên. Trong mùa hè, chiến dịch 'Cool Biz' có thể cho phép mặc áo sơ mi không cà vạt, nhưng tốt hơn là nên linh hoạt điều chỉnh theo trang phục của đối tác.

Trong các cuộc họp ở Nhật Bản, lắng nghe và hài hòa rất được coi trọng. Tất cả các thành viên đều có cơ hội nói, nhưng tranh luận trực tiếp hoặc phản đối hiếm khi xảy ra. Khi đặt câu hỏi, họ cũng diễn đạt một cách gián tiếp, và sự im lặng có thể có nghĩa là đang cân nhắc kỹ lưỡng. Trong các cuộc đàm phán, nhấn mạnh vào việc xây dựng mối quan hệ lâu dài, và việc đạt được thỏa thuận thường bao gồm nhiều cuộc thảo luận thay vì các quyết định tức thì. Câu trả lời 'có' không phải lúc nào cũng có nghĩa là hoàn toàn đồng ý.

Trong các bữa ăn kinh doanh, điều quan trọng là phải biết cách sử dụng đũa đúng cách (ví dụ: không cắm đũa thẳng vào bát cơm, không dùng đũa để truyền thức ăn). Trong các bữa tiệc rượu, lịch sự là đổ đầy ly rỗng của người khác, và bạn cũng nên đợi ly của mình được rót đầy. Lời chúc rượu là 'Kanpai (乾杯)'. Không có văn hóa tiền boa.

Chủ đề phù hợp: Thời tiết, phong cảnh đẹp hoặc văn hóa Nhật Bản, ẩm thực, du lịch, thể thao (đặc biệt là bóng chày), sở thích nhẹ nhàng, v.v.
Chủ đề nên tránh: Chính trị, tôn giáo, các vấn đề cá nhân gia đình, các vấn đề lịch sử, các câu hỏi trực tiếp về đời tư của ai đó.

Việc trao đổi quà tặng rất quan trọng trong kinh doanh Nhật Bản và thể hiện sự tôn trọng và xây dựng mối quan hệ. Nên chuẩn bị một món quà nhỏ hoặc đặc sản địa phương khi đến thăm, và chú ý đến cách gói quà. Khi tặng quà, thường kèm theo một câu nói khiêm tốn như 'Đây chỉ là một món quà nhỏ' (tsumaranai mono desu ga).

Ở Nhật Bản, sự im lặng không nhất thiết mang ý nghĩa tiêu cực. Người khác có thể đang suy nghĩ cẩn thận hoặc chuẩn bị cho phát biểu tiếp theo của họ, vì vậy điều quan trọng là phải kiên nhẫn chờ đợi mà không vội vã phá vỡ sự im lặng. Tốt hơn hết là nên quan sát tình hình.